Электронная почта предоставляет бизнес-профессионалам простой и быстрый способ электронного обмена информацией. Как и все формы письменной корреспонденции в деловом мире, электронные письма должны составляться и форматироваться профессионально. Хотя эта форма расширенного общения способствует быстрому обмену сообщениями, несоблюдение стандартов этикета может привести вас к неприятностям с вашим руководителем.
Использовать строки темы
Согласно Purdue University, всегда указывайте тему письма в теме письма. Это позволяет получателям узнать, о чем ваша электронная почта и как им следует расставить приоритеты при чтении вашей электронной почты по сравнению с десятками (или сотнями) других писем, которые им нужно прочитать. Вы также должны учитывать, что ваш получатель (и), возможно, с нетерпением ждал от вас электронного письма по определенной теме, но, если в вашем электронном письме нет темы, они могут не знать, как его открыть.
Установите профессиональный тон
Тон вашего электронного письма всегда должен быть профессиональным. Как рекомендовано в статье на Inc.com, опубликованной в июне 2010 года, не шутите и не используйте сарказм, избегайте модного сленга или жаргона, а также не шутите и не шутите. Неуместно добавлять смайлики и другие смайлики в деловую электронную почту. Даже если вы знаете человека, которому отправляете электронное письмо, вы не знаете, сколько других людей могут увидеть ваше электронное письмо.
Правильное приветствие
Как и в случае с рукописным (или напечатанным) письмом, используйте правильные приветствия в своем электронном письме. Университет Пердью советует авторам электронных писем обращаться к получателям с теплым приветствием, например «Доброе утро», и завершать электронное письмо словами «С уважением» или «Спасибо». Такие приветствия делают вашу электронную почту профессиональной и вежливой.
Используйте профессиональные шрифты
Шрифт, который вы используете в своем электронном письме, является вашим отражением. Мультяшные шрифты, например шрифты с волнистыми или игристыми буквами, делают отправителя ребячливым, что снижает профессионализм общения. Делайте шрифты профессиональными. По данным колледжа Уэллсли, лучшие шрифты для использования в деловых целях - это Times New Roman, Arial и другие шрифты для книжной печати.
Кроме того, воздержитесь от изменения шрифта, чтобы он был написан только заглавными буквами, поскольку в онлайн-общении это воспринимается как крик.
Вычитайте свою электронную почту
Отправлять электронные письма с орфографическими, пунктуационными и другими грамматическими или техническими ошибками - это непрофессионально. Такие ошибки создают впечатление, будто вы не обладаете достаточными навыками письма. Используйте функцию проверки орфографии вашей почтовой программы, чтобы исправить слова с ошибками, и всегда проверяйте свою композицию перед нажатием кнопки «Отправить».
