Изменения в процессах и процедурах - обычная часть обновления и реорганизации задач, целей и инициатив на рабочем месте. Есть несколько примеров того, как сообщить о новом изменении процесса на рабочем месте. В малом бизнесе даже небольшие изменения в процедурах могут иметь большое влияние на эффективность и производительность.
Возможно, более важным, чем фактические изменения процедур и процессов, является возможность сообщить об изменениях всем сотрудникам. Правильное информирование об изменениях процесса поможет удержать всех сотрудников на одной странице при достижении новых целей и инициатив компании.
Выложите особенности
Определите фактическое изменение процесса, ожидаемое влияние изменения и причину начала изменения. Создайте видение, которое поможет заинтересовать сотрудников и вовлечь их в происходящие изменения. Например, при внедрении новой программы вы захотите определить, когда произойдут изменения, и преимущества использования новой программы для компании, такие как снижение затрат. Подчеркните преимущества, получаемые сотрудниками, такие как простота использования, чтобы помочь сотрудникам внести изменения.
Определите, что нужно изменить
Рассмотрите влияние изменения и примите во внимание необходимость вовлечения внешних поставщиков и клиентов в процесс коммуникации. Исключение кого-либо из процесса коммуникации, связанного с изменением процедуры на рабочем месте, может нанести ущерб отношениям и производительности. В случае внедрения нового программного обеспечения вам необходимо уведомить всех сотрудников об изменении и рассмотреть возможность ознакомления поставщиков с любыми необходимыми шагами, связанными с использованием новой программы в их интересах, такими как отслеживание заказов или продаж.
Выбор способа связи
Выбирайте недорогие средства массовой информации, такие как электронная почта, для небольших изменений процесса, которые требуют небольшого объяснения и оставляют мало места для путаницы. Сообщайте об основных процедурных изменениях, например, связанных с рассмотрением жалоб клиентов, в более интимной манере. Варианты сообщения о крупных изменениях включают в себя проведение информационных сессий и проведение собраний группы или отдела.
В случае внедрения новой программы сообщение об изменении с отделами или сотрудниками в небольших группах позволит вам адаптировать обсуждение, чтобы объяснить, как внедрение новой программы влияет и приносит пользу каждой группе.
Решайте все проблемы
При необходимости ответьте на вопросы об изменении и дайте понять, что помощь сотрудникам и всем заинтересованным сторонам в переходе на новый процесс является высшим приоритетом. При необходимости сделайте обучение доступным. Например, при переходе к новому программному обеспечению рассмотрите возможность обучения избранной группы сотрудников, которые будут помогать им в качестве инструкторов или наставников. Это обеспечит сотрудникам индивидуальное внимание в благоприятной среде.
