В большинстве малых предприятий инвентарь отражает значительный процент активов. Независимо от того, сколько внимания вы уделяете точности, ваши инвентаризационные записи могут отражать расхождения, когда вы выполняете физический подсчет. Если считать только в конце года, можно столкнуться с неприятным сюрпризом, когда придется списывать недостачу. В течение года вы можете столкнуться с ситуациями, когда продаются товары, которых просто нигде не найти. Внедрение подсчета циклов может помочь вам сохранить контроль над своими запасами.
Количество циклов определено
Подсчет циклов - это не то же самое, что инвентаризация по каждому болту в конце года. Подсчет циклов проводится ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Вы не учитываете каждый товар на своем складе. Вместо этого вы выбираете определенные продукты, которые будут учитываться в этот день. Какие продукты вы выберете, зависит от характера вашего бизнеса. Вы можете выбрать для подсчета 20 процентов вашего инвентаря с наибольшими затратами или наибольшей активностью. Вы также можете выбрать подсчет в зависимости от местоположения; например, вы можете подсчитать все продукты в строках A – D за одну неделю, а в строках E – H - за следующую неделю. Если у вас есть предметы, которые настолько важны для вашей деятельности, что вам, возможно, придется буквально закрыть свои двери, если вы выберете их, вы можете подсчитывать эти предметы ежедневно, а менее важные предметы - на ротационной основе.
Отрезки
Пока идет подсчет цикла, вы не хотите, чтобы ваш отдел приема размещал новые поставки на полках или отдел отгрузки удалял товары для выполнения заказов. Вам необходимо установить четкое ограничение для транзакций, чтобы вы могли получить отчет о том, что должно быть на складе в данный момент. Все получатели, влияющие на запасы, должны быть введены в вашу систему, и все поставки должны быть выставлены в счет-фактуры. Для обеспечения точности запишите окончательного получателя и номера счетов-фактур или получите копии последних трех документов каждого типа перед инвентаризацией. Если у вас есть транзакции, которые невозможно ввести, сделайте копии исходных документов, чтобы вы могли использовать их для сверки своих подсчетов. Если вы не можете остановить доставку во время подсчета, организуйте складскую площадку, где предметы можно будет изолировать и не пересчитать случайно.
Подсчет
Счетчики могут работать в одиночку или в составе команды из двух человек, где один считает, а другой записывает. Бригада - лучший вариант на больших складах, где может потребоваться, чтобы прилавок использовал лестницу или лифт для доступа к продуктам, которые нужно пересчитать. В идеале, ваши прилавки должны состоять из опытного персонала, занимающегося производством, отправкой или приемкой, который знаком с продуктами и может обнаруживать предметы с неправильной маркировкой или неуместными. Вы можете провести единичный подсчет, а затем сверить его со своим книжным инвентарем, или вы можете попросить две отдельные группы подсчитать продукты независимо и сверить эти два подсчета, прежде чем сравнивать их с вашими книгами.
Согласовать с книгой
Подсчет циклов позволяет своевременно выявлять и исправлять ошибки. Если между подсчетами прошло ограниченное время, у вас будет меньше документов для проверки на предмет ошибок, чем если бы вы выполняли только ежегодный физический учет. Несмотря на то, что вам все равно нужно будет скорректировать баланс запасов, вы можете воспользоваться возможностью, чтобы просмотреть свои процедуры, чтобы увидеть, есть ли у вас адекватные средства контроля. Некоторые несоответствия могут быть настолько незначительными, что их исследование будет пустой тратой вашего времени. Выберите удобное для вас отклонение, например 5 долларов общих затрат на один продукт или 100 долларов общих затрат на все инвентаризованные предметы. Ваши уровни должны основываться на вашем инвентаре, вложенных в него деньгах и том, сколько потерь вы считаете приемлемыми.
