Как владелец малого бизнеса вы хотите создать свой лучший профессиональный имидж. Это включает вашу финансовую отчетность. Отрицательное число в расходном счете, указывающее на доход, а не на расход, умаляет это изображение. Такое число необходимо исследовать и, в случае ошибки, исправить. Если это не ошибка, запись требует пояснения.
Распространенные ошибки включают неправильное кодирование или неправильные записи для начисления. Возврат средств продавцом за предыдущие периоды может привести к отрицательному, но правильному числу.
Основы дебетов и кредитов
В старые времена двойной бухгалтерии термины «дебет» и «кредит» относились к внесению записи в левый или правый столбец рабочего листа.
С появлением компьютеров использование положительного числа для обозначения дебета и отрицательного числа для обозначения кредита стало нормой для ввода данных. В дополнительных распечатанных отчетах нормальный баланс для данного счета отображается как положительное число, а противоположный баланс - как отрицательный.
Расходные счета обычно имеют дебетовое сальдо, поэтому кредит отображается как отрицательное число.
Поиск кредитной записи
Бухгалтерские программы обычно предоставляют подробный отчет по счету, в котором перечислены все записи по данному счету. Некоторые из этих записей отражают как положительные, так и отрицательные суммы по дебету и кредиту; другие печатают записи в одном из двух столбцов.
Найдите запись или записи, создающие кредитовый баланс, и определите причину записи. Обычно для этого требуется найти документ, создавший запись.
Возврат переплаты за предыдущий период
Возврат от поставщика приводит к кредитной записи на исходный счет расходов. Возврат редко поступает вовремя, чтобы войти в тот же отчетный период, что и платеж. Запись в более поздний месяц или год приводит к получению кредита или отрицательной записи в расходном счете.
В отчете о дисперсии отмечается исправление. Например, «Покупка инструмента на 500 долларов в январе, возвращенная для возмещения, в результате чего за март получен кредит на сумму 500 долларов. Расходы за текущий год указаны правильно».
Miscode
С точки зрения не бухгалтерского учета это «ошибка».
Бухгалтерские программы используют кодовый номер для ускорения ввода данных. Бухгалтерам не нужно вводить имя учетной записи; ввод кодового номера присваивает запись правильному счету. Конечно, ввод неправильного кода означает ввод неправильной учетной записи.
Например, если ввести 5400, счет расходов, вместо 4500, счет доходов приведет к записи кредита в счете расходов. Большинство программных систем включают функцию редактирования, которая упрощает исправление этого типа ошибки ввода.
Обратный учет начисления
Компании, использующие метод начисления, должны вести записи о понесенных, но не оплаченных расходах. Часто это связано с некоторыми догадками. Бухгалтер записывает оценку расхода за соответствующий отчетный период и сторнирует ее в следующем отчетном периоде, чтобы удалить ее из бухгалтерских книг. Если расчетная сумма оказывается больше фактической, на расходном счете создается кредитовое сальдо.
