Веб-семинары позволяют участникам со всего мира совместно работать в режиме реального времени в Интернете. Однако успешная встреча требует тщательного планирования. Чтобы настроить веб-семинар, вы должны выполнить такие задачи, как выбор сайта или услуги для предоставления виртуального места для встреч, отправка приглашений участникам и докладчикам, подготовка необходимых презентационных материалов и даже пробный запуск.
Выберите поставщика услуг
Ряд сайтов предлагают хостинг вебинаров бесплатно или за символическую плату. При поиске подходящего провайдера важно убедиться, что его интерфейс поддерживает программное обеспечение и операционные системы, которые вы и ваши участники будете использовать. Ищите сервис, который обеспечивает запись веб-семинаров для посетителей, которые не могут присоединиться к ним в прямом эфире, и функции, стимулирующие участие аудитории, такие как опросы, опросы и модули чата, которые делают веб-семинар особенно эффективным. Популярные сайты конференц-связи, которые стоит посетить, включают GoToWebinar, Adobe Connect и WebEx.
Отправить приглашения
Отправьте приглашения участникам по электронной почте и подумайте о том, чтобы опубликовать информацию о мероприятии в социальных сетях. Обязательно укажите URL-адрес для предварительной регистрации на веб-семинар и, если необходимо, вызов добровольных докладчиков. Некоторые поставщики веб-семинаров также предлагают возможность настраивать напоминания по электронной почте, но не переусердствуйте. Adobe предлагает одно напоминание по электронной почте накануне и другое напоминание за один-три часа до вебинара. Adobe продолжает поощрять не более двух электронных писем с напоминаниями, чтобы не беспокоить - и потенциально потерять - участников. Вместо этого используйте частые публикации в Facebook или другой социальной сети, чтобы создать ажиотаж.
Составьте повестку дня
Планируйте веб-семинар на время и часовой пояс, удобные для большинства участников. Составьте расписание или, по крайней мере, список дел для вашего вебинара, указав время и список целей, если вы ожидаете более широкой аудитории или более длительных встреч. Распространите повестку дня заранее, чтобы докладчики знали, когда они должны выступить, и чтобы у участников было время подумать над вопросами. В день вебинара постарайтесь придерживаться расписания.
Подготовка презентаций и распространяемых материалов
Подготовьте все материалы для веб-семинара - например, презентации PowerPoint, раздаточные материалы докладчиков и рекламу будущих мероприятий - и убедитесь, что они сохранены в формате, поддерживаемом службой веб-семинаров. Для эффективного управления временем Adobe предлагает проектировать презентации таким образом, чтобы наиболее важный контент находился в начале, чтобы вы могли пропустить то, что находится в конце, если у вас мало времени.
Выполните пробный запуск
Практикуйтесь в использовании технологии веб-семинаров, устроив быструю встречу с несколькими сотрудниками или друзьями. Убедитесь, что вы можете уверенно перемещаться по функциям и, по крайней мере, имеете представление о том, как устранить потенциальную икоту. Составьте план действий на случай непредвиденных обстоятельств в случае нерешаемых технических проблем.
Приходите рано и заканчивайте вовремя
Войдите в веб-семинар как минимум на несколько минут раньше и поприветствуйте участников по мере их прибытия. Старайтесь изо всех сил оставаться в повестке дня и заканчивать, когда обещано. Adobe предлагает маркетинговые и общие информационные веб-семинары длиться не более 60 минут, а учебные и образовательные веб-семинары должны длиться не более 90 минут без перерыва. Немного дольше, и участникам трудно сосредоточиться и сидеть на месте.
