Малые предприятия могут использовать кассовый метод или метод начисления. Те, кто использует кассовый учет, регистрируют операции только при переходе денежных средств из рук в руки. Следовательно, когда у сотрудников остается невыплаченная заработная плата в конце периода, бухгалтерские записи не производятся до тех пор, пока не будет произведена выплата. Компании, использующие учет по методу начисления, должны скорректировать счета расходов по заработной плате и обязательств, чтобы отразить все расходы по заработной плате и работодателю до конца периода.
Начисленные на заработную плату
Целью учета по методу начисления является сопоставление доходов и расходов за периоды, когда они происходят, независимо от того, когда деньги переходят из рук в руки. В конце каждого месяца, квартала или года у работодателей, вероятно, будут дни, когда сотрудники работали, но не получали зарплату. Эти связанные с заработной платой расходы необходимо скорректировать, чтобы включить их в текущий период, даже если они не будут оплачены до следующего периода. Большинство малых предприятий проводят такое начисление только в конце года, чтобы привести финансовую отчетность в соответствие со стандартами начисления.
Начисленная заработная плата и удержания
Первая часть начислений предназначена для корректировки валовой заработной платы сотрудников и соответствующих удержаний. Эта запись может быть записана несколькими способами, но самый простой - дебетовать счет расходов по заработной плате и кредитовать счет начисленных обязательств. Например, если невыплаченная валовая заработная плата до 31 декабря составляет 1200 долларов, вы должны списать заработную плату и кредитовать начисленные обязательства на эту сумму. Часть этого обязательства - чистая заработная плата - относится к работнику, а часть - удержания - к государству, но для целей начисления вам не нужно разделять это.
Расходы работодателя
Также необходимо регистрировать расходы работодателя, связанные с выплатой заработной платы, связанные с невыплатой заработной платы. Сюда входят налоги FICA на социальное обеспечение и медицинское обслуживание, федеральные налоги по безработице и компенсации работникам. Запись предназначена для дебетования счета расходов по заработной плате и кредитования счета начисленных обязательств. Если счет заработной платы отделен от счетов расходов по налогам, запишите дебет на соответствующий счет расходов.
Реверсивный въезд
Запись по начислению должна быть сторнирована в период, когда фактически выплачивается заработная плата, чтобы вы не пересчитали ее дважды. Многие компьютеризированные бухгалтерские программы позволяют настроить автоматическое изменение исходной записи начисления, что не позволяет бухгалтеру забыть сделать это вручную. Реверсирование нивелирует влияние заработной платы за отчетный период на отчет о прибылях и убытках, поскольку она уже была учтена в предыдущем периоде. Регулярные бухгалтерские записи, которые происходят при выплате заработной платы, будут тогда включать только влияние заработной платы, полученной в новом периоде, и все обязательства перед государственными учреждениями будут регистрироваться на соответствующих счетах пассивов. После сторнирования счет начисленных обязательств должен быть нулевым.
