Эффективное деловое письмо онлайн и офлайн - важный аспект любого рабочего места для владельцев бизнеса и сотрудников. Как часто используемая форма делового общения, письмо может предоставлять информацию, предлагать подробные инструкции и даже может передавать идеи и предложения. Составьте контрольный список, который включает в себя основные шаги, необходимые для эффективного написания деловых сообщений, чтобы ваш следующий рабочий текст был интересным и безошибочным.
Определить аудиторию
Прежде чем сесть писать, определите своего читателя. Получите четкое представление о человеке или лицах, которые будут читать сообщение, которое вы пишете. Определите, на какие вопросы они ожидают, что вы ответите, какой тон уместен, будь то занятый руководитель или постоянный клиент. Знание аудитории поможет выбрать формат делового общения.
Определите цель написания
Пишете ли вы, чтобы поделиться идеей с другим владельцем бизнеса или пытаетесь убедить клиента попробовать продукт или услугу, которые вы предлагаете, важно определить цель вашего общения до того, как вы начнете писать. Знание цели может помочь вам оставаться в курсе дела и уменьшить количество касательных в вашем письме.
Выберите идеальный формат
Деловая переписка не ограничивается письмами и электронными письмами. Информационные бюллетени, памятки, открытки и даже рекламные объявления - это письменные материалы, которые создают компании, занимающиеся бизнес-коммуникациями. Открытки и коммерческие письма идеально подходят для общения с потенциальными клиентами, а информационные бюллетени и заметки можно использовать для внутреннего использования.
Справочная информация об исследовании
Тщательно изучите тему, по которой вы пишете, чтобы включить все необходимые детали, факты и цифры. Для бизнес-отчета графики, диаграммы и изображения могут помочь проиллюстрировать моменты. Отзывы клиентов могут быть идеальными для делового общения, ориентированного на клиентов.
Захват аудитории
Деловое письмо должно быть четким, кратким и креативным. Entrepreneur Magazine предлагает вызвать реакцию читателя, начав с вопроса. Начните с шутки, рассказа, необычного факта или информации, которая шокирует читателя.
Придерживайтесь одной темы
Смешение множества идей в деловом письме снижает эффективность основного сообщения. Сосредоточьтесь на одной теме в каждом письменном сообщении, чтобы не запутать читателя.
Корректура для грамматики и ясности
Вычитайте документ перед отправкой читателю. Проблемы с грамматикой и многословность могут отвлекать читателей, поэтому важно внимательно просматривать все деловые документы.
