Процедуры закупок в соответствии с ISO 9001 гарантируют, что закупленные материалы соответствуют требованиям покупателя и конечных потребителей. Компании применяют ISO 9001 к своим закупкам, чтобы свести к минимуму проблемы с их продуктами и услугами. Применяя принципы ISO 9001 к своей программе закупок, малые предприятия могут сократить отходы и улучшить обслуживание клиентов. При последовательном применении закупки в соответствии со стандартами ISO 9001 должны приводить к постоянному улучшению работы компании.
Организация
Первым шагом в любом процессе обеспечения качества является использование организационной схемы компании для распределения задач и обязанностей с помощью должностных инструкций. Стандарт ISO 9001 требует, чтобы компании назначили человека, ответственного за обеспечение качества, который напрямую подчиняется высшему руководству компании. Этот сотрудник отвечает за вопросы качества и координирует другие функции, которые влияют на качество. В процедурах закупок подробно указано, кто отвечает за технические спецификации, авторизацию затрат, выдачу заказов на поставку и проверку полученных материалов.
Документация
Процедуры закупки требуют документации, которая гарантирует, что закупленный материал соответствует технической спецификации и бюджетной стоимости. В процедурах обычно указывается, что заказ на поставку ссылается на соответствующие части технической спецификации, и требует, чтобы покупатель проверял текущие оценки перед размещением заказа, чтобы убедиться, что суммы находятся в рамках бюджета. В процедурах закупок, соответствующих стандарту ISO 9001, также указано, что компания может закупать только у поставщиков, отвечающих требованиям для товаров, указанных в заказе на поставку.
Квалификация поставщика
Чтобы закупать только у квалифицированных поставщиков, ISO 9001 указывает, что компании ведут списки утвержденных поставщиков для каждого продукта, который они регулярно покупают. Компания должна проверять этих поставщиков на соответствие стандартам обеспечения качества. Для специальных заказов компания должна идентифицировать потенциальных поставщиков и проверять их, чтобы выяснить, соответствуют ли они требованиям.
Для аудита поставщика компания может полагаться на стороннюю сертификацию, подтверждающую, что поставщик соблюдает требуемые стандарты качества. В этом случае аудит состоит из проверки сертификации. Для несертифицированных поставщиков компания может потребовать, чтобы поставщик прошел сертификацию. В качестве альтернативы компания может провести собственный аудит, чтобы определить, соблюдает ли поставщик требуемые стандарты качества. В процедурах закупок должно быть указано, кто отвечает за ведение списка квалифицированных поставщиков и как поставщики могут соответствовать требованиям.
Проверка материалов
Как только компания получит закупленный материал, она должна убедиться, что поставка соответствует заказу на поставку. В процедурах закупок подробно описано, кто отвечает за выполнение проверки и какие задачи они должны выполнять. Обычно процедуры закупки в соответствии с ISO 9001 требуют проверки соответствия материала техническим характеристикам, указанным в заказе на поставку.
Несоответствующие позиции
Иногда даже квалифицированные поставщики отправляют не тот материал или бракованный материал. Проверка материала выявляет такие проблемы и выдает соответствующие отчеты. В соответствии с ISO 9001 в таких отчетах перечислены несоответствующие элементы и подробно описано, что с ними не так. Компания сообщает об этом поставщику. Поставщик должен устранить проблему, часто путем замены материала или, если недостаток не важен, путем внесения незначительных изменений. В процедурах закупки подробно описано, как должны быть решены проблемы с несоответствующим товаром.
Корректирующее действие
Когда компания выпускает отчет о несоответствующей позиции, в отчете могут быть указаны корректирующие действия, которые должен предпринять поставщик, или может быть предоставлена возможность поставщику принять меры по исправлению проблемы. В процедурах закупки должно быть указано, когда поставщик должен предпринять определенные корректирующие действия - например, заменить материал в случае серьезных дефектов. В других случаях в процедурах закупки может быть указана оценка корректирующих действий поставщика - например, повторная проверка входящего материала - чтобы увидеть, привели ли действия поставщика к приемлемому материалу.
Непрерывное совершенствование
Причина внедрения стандартов качества ISO9001 заключается в улучшении работы компании с точки зрения качества продукции и удовлетворенности клиентов. Что касается процедур закупок, то обеспечение качественных материалов помогает в достижении этой цели. Такие улучшения требуют постоянной обратной связи по недостаткам, чтобы исправить проблемы с процедурами и проверкой. Отчеты о несоответствующих элементах должны приводить не только к устранению недостатков материала, но и к исправлению методов, которые привели к дефекту.
Поставщики, отвечающие требованиям ISO 9001, должны иметь такую обратную связь. Они также должны быть в состоянии продемонстрировать, как они изменяют свои методы работы, чтобы исправить проблемы с поставляемым материалом. Процедуры закупки должны определять такой процесс как часть квалификационного процесса. Цикл обратной связи по непрерывному совершенствованию является требованием ISO 9001.
