По данным налоговой службы, время, необходимое для сохранения деловых документов, зависит от того, что это за товар, и от того, когда истекает срок давности по этому объекту. Минимальное требование к хранению любого документа - два года, но есть такие, которые должны храниться постоянно. Если вы когда-либо подавали поддельную налоговую декларацию, вы должны хранить все записи бессрочно.
Бухгалтерские записи
Финансовые записи, такие как бухгалтерская книга кредиторской задолженности, балансы, чековый регистр и главная бухгалтерская книга, должны храниться постоянно. Другие записи, такие как денежные поступления, чеки на дивиденды, записи учета затрат, счета-фактуры и бухгалтерские книги, должны храниться от пяти до семи лет. Кроме того, такие записи, как банковские выписки, счета к оплате, чеки по заработной плате, аннулированные чеки, регистр доходов, отчеты о расходах и записи о затратах на рабочую силу, должны храниться от двух до трех лет.
Налоговые отчеты
Что касается налогов, продолжительность учета также может быть разной. Например, аннуитетные планы и планы отсроченных платежей, графики амортизации, регистры дивидендов, отчеты о запасах, налоговые счета и отчеты, налоговые декларации, налоговые декларации и пенсионные декларации должны храниться постоянно. Налоговые декларации о заработной плате необходимо хранить не менее семи лет. Кроме того, отчеты об удержании сотрудников, свидетельства об освобождении от акцизных сборов, отчеты по производственным акцизам и отчеты по розничным акцизам должны храниться не менее четырех лет.
Кадровая документация
Рекомендуемая продолжительность хранения кадрового учета также варьируется. Такие записи, как диаграммы частоты травм и бюллетени по охране труда и технике безопасности, должны храниться постоянно. Отчеты о несчастных случаях, заявления о возмещении ущерба и урегулирования должны храниться в течение 30 лет. Страховой учет сотрудников должен храниться в течение 11 лет. Записи о посещаемости следует хранить в течение семи лет. Срок действия трудовых договоров составляет шесть лет. Приправы, аппликации и окончания следует хранить в течение пяти лет. Облигации верности должны храниться в течение трех лет. Кроме того, должностные инструкции, рейтинговые карточки и табели учета рабочего времени должны храниться в течение двух лет.
Корпоративные отчеты
За исключением гарантийных обязательств, которые необходимо хранить в течение трех лет, и административных записей, которые необходимо хранить в течение 10 лет, все другие корпоративные записи должны храниться постоянно. Категория административных записей обычно включает аудиторские отчеты и секретные документы. Общие примеры корпоративных записей включают годовые отчеты, полномочия по выпуску ценных бумаг, реестр акционерного капитала, уставы, уставы, подзаконные акты, контракты, отчеты о корпоративных выборах, регистрационные записи, переводы акций, страховые полисы, патенты, товарные знаки и авторские права.
