Одним из преимуществ сбора ваших бизнес-данных с помощью форм PDF является безопасность - в отличие от форм Excel или HTML, например, формы PDF сложнее изменить, поскольку вам нужна специальная программа с возможностями редактирования PDF. Однако за это следует платить: Access не может напрямую импортировать данные PDF-форм, как это возможно из Excel и других источников. Используйте Adobe Reader и Excel как решение этой проблемы. Возможность Reader экспортировать текст и способность Excel преобразовывать текст в данные таблицы позволяют преобразовывать формы PDF в книгу Excel, которую Access может импортировать.
1
Откройте заполненную форму в Adobe Reader. Эта PDF-форма должна иметь метки полей слева и заполненные поля справа. Щелкните пункт «Сохранить как другое» в меню «Файл». Щелкните элемент «Текст», а затем введите имя файла в появившемся диалоговом окне. Нажмите «Сохранить», чтобы сохранить форму как текст.
2
Откройте экспортированный текстовый файл в Excel. Excel отображает диалоговое окно мастера импорта текста.
3
Щелкните параметр «С разделителями», а затем нажмите кнопку «Далее». Установите только флажок "Другое", оставив остальные флажки снятыми. Введите символ «)» в поле «Другое». Adobe Reader добавляет этот символ к меткам полей, что позволяет легко отличить метки от данных формы.
4
Нажмите кнопку «Готово», чтобы импортировать метки и данные PDF-формы в новую книгу. Хотя метки полей отделены от данных формы, они находятся слева от этих данных. Они должны быть поверх данных, прежде чем Access сможет импортировать форму.
5
Выделите импортированные метки полей и данные, а затем нажмите «Ctrl-C», чтобы скопировать выделение в буфер обмена. Создайте новую книгу, а затем щелкните команду «Специальная вставка» на вкладке «Главная».
6
Установите флажок «Транспонировать» в диалоговом окне «Специальная вставка». При транспонировании заголовки строк, например, в импортированной форме, превращаются в заголовки столбцов. Нажмите «ОК», чтобы выполнить транспонирование. Этот шаг транспонирования является причиной для импорта вашей формы сначала в Excel, а не для импорта непосредственно в Access.
7
Сохраните книгу и откройте Access. Нажмите кнопку «Excel» на вкладке «Внешние данные», чтобы открыть диалоговое окно для импорта данных. Нажмите кнопку «Обзор» и выберите книгу Excel. Нажмите «ОК» на текущем и следующем экранах.
8
Установите флажок «Первая строка содержит заголовки», а затем нажмите «Готово», чтобы завершить импорт данных формы PDF.
