Встречи иногда рассматриваются как неизбежное зло в бизнесе. Хорошая встреча информативна и увлекательна, но плохая встреча тянется бесконечно, без видимого света в конце туннеля. Чтобы провести успешную встречу, которая привлекает и удерживает внимание, с самого начала задайте правильный тон.
Представьте игроков
Всегда полезно познакомиться с вами в начале встречи. Хотя участники могут знать друг друга, это усиливает цель встречи - изложить деловую точку зрения, которую каждый человек представляет.
Если участники не встречались до собрания, представление особенно важно. Позвольте каждому представиться и кратко заявить о том, что он представляет. Если миссия группы состоит в том, чтобы провести мозговой штурм, завершить проект или решить проблему, начните встречу с несколькими ледоколами, чтобы задействовать групповую динамику, прежде чем приступить к задаче. Простые головоломки, игры с названиями или упражнения, проверяющие навыки критического мышления, будут стимулировать разговор и заряжать мозг энергией.
Сформулируйте повестку дня
Помимо присутствующих в зале, участники собрания хотят знать, что будет обсуждаться, почему это важно и сколько времени это займет. Повестка дня отвечает на эти вопросы. Распечатанная повестка дня позволяет участникам встречи следить за ходом встречи и делать заметки при необходимости. Повестка дня также служит руководством для фасилитатора, особенно если предмет не соответствует действительности. Указание примерного времени перед каждым пунктом повестки дня помогает поддерживать течение собрания и завершать его вовремя.
Разреши им съесть торт
Если ожидается, что встреча продлится длительное время, начните ее с еды и легких закусок. Хороший этикет на собраниях не только помогает посетителям развлечься, но и помогает людям сосредоточиться на обсуждениях, а не на ворчании желудков. На утренних встречах всегда должен быть под рукой кофе для любителей кофеина. Выбирайте легкие закуски, которые будут держать мозг в фокусе, например воду, безалкогольные напитки и легкие закуски. Пригласите участников прийти пораньше, чтобы пообщаться за закусками, прежде чем приступить к серьезным делам.
Советы
Убедитесь, что встреча начинается в указанное время. Сотрудникам приходится корректировать расписания с учетом посещаемости собраний. Отсрочка начала встречи может показаться неуважением к тем, кто прибыл вовремя. Вы хотите, чтобы встреча началась на позитивной ноте, поэтому с самого начала задается правильный тон.
Прежде чем переходить к текущей повестке дня, просмотрите все открытые вопросы предыдущего собрания. Следите за выполнением поставленных задач, чтобы сотрудники могли сообщить о результатах.
Попросите участников собрания отключить мобильные телефоны, чтобы свести к минимуму перебои.
