Персональные помощники, также называемые помощниками по административным вопросам, поддерживают своих начальников, поддерживая их организованность, своевременность и эффективность. Конкретные обязанности различаются в зависимости от начальника, но обычно включают общение с другими от имени начальника; ведение календаря встреч и бронирование поездок и других мероприятий; подготовка повесток дня заседаний, финансовых документов и презентаций; управление и мониторинг бюджетов и контроль секретарей. Ключевые показатели эффективности основаны на этих обязанностях.
Связь
Показатели эффективности коммуникационной функции будут определять, насколько своевременно и точно личный помощник обрабатывает корреспонденцию и электронную почту, а также насколько эффективно она общается лично. Примером может быть то, обрабатывает ли она корреспонденцию ежедневно и составляет ли обычную корреспонденцию, при этом точно ускоряя срочную, конфиденциальную и важную корреспонденцию соответствующему персоналу по мере необходимости. Другие показатели включают отсутствие грамматических или стилевых ошибок и скорость, с которой она отвечает на электронные письма.
Назначения и бронирование
Показатели эффективности для таких обязанностей, как ведение календаря босса и резервирование, измеряют точность и плавность потока. Они могут включать информацию о том, выделил ли помощник достаточно времени для каждой встречи или проекта. Другими примерами являются то, предоставляет ли он распечатанную копию недельного расписания боссу каждый понедельник утром к 8:30 или подтверждает все встречи по электронной почте.
Повестки дня и документы
Примером показателя того, насколько хорошо помощник готовит документы и повестки дня, может быть то, запрашиваются ли пункты повестки дня у соответствующих сторон и повестка дня подготовлена и распространена за день до собрания. Другой пример: готовит ли она бюджетные документы, такие как заявки на закупку и отгрузки, в течение определенного периода времени, например 48 часов.
Управление бюджетом и мониторинг
Индикаторами того, насколько хорошо помощник управляет бюджетом, может быть то, отслеживает ли он отчеты о состоянии бюджета каждый месяц и передает финансовую информацию менеджерам, чтобы гарантировать, что компания остается в рамках бюджета. Другие индикаторы включают в себя то, составляет ли он точные, реалистичные, своевременные и финансово обоснованные бюджеты и согласовывает их, ежемесячно отправляя отчеты боссу.
Руководящий персонал
Индикаторами того, насколько хорошо помощник руководит секретарями под ее руководством, может быть то, насколько хорошо она предвидит потребности в персонале и составляет график персонала с учетом периодов пикового спроса или обеспечивает ли она последовательную обратную связь по эффективности. Другой возможный индикатор - проводит ли она обучение для повышения их производительности.
