Знание того, на что ваша компания тратит деньги, дает вам лучший контроль над ее будущим. Учет по МВЗ определяет, как области компании, которые не приносят прибыли, но необходимы для поддержки тех, которые действительно увеличивают ваши затраты на ведение бизнеса. Этот инструмент управления рассматривает эти вспомогательные мероприятия как центры затрат или затрат. Вы используете его, чтобы составлять бюджеты, отслеживать специальные проекты, контролировать расходы и оценивать работу менеджера.
Распределение бюджета
Составление бюджета по МВЗ позволяет анализировать расходы там, где они происходят. Департаменты, проекты, клиентские счета и оборудование представляют собой типичные центры затрат. Их бюджеты включают запланированные операционные доллары по категориям или статьям, а также выделенную часть накладных расходов, таких как телефонные и коммунальные услуги. Каждому бюджету МВЗ присвоен номер счета. В рамках этой учетной записи могут быть созданы дополнительные вспомогательные центры затрат, каждый с кодом или добавочным номером, для отслеживания ключевых аспектов работы этого центра затрат. Например, у кадровых ресурсов могут быть центры затрат на набор, обучение и бонусы. Если бюджету HR присвоено МВЗ 5540, то 5540-010, 5540-020 и 5540-030 могут представлять статьи бюджета на набор персонала, обучение и бонусы, соответственно.
Мониторинг не предусмотренных в бюджете проектов
Могут возникнуть возможности, для которых не установлен бюджет. Например, вы можете принять решение участвовать в торговой выставке или расширить свое присутствие в Интернете до мобильной платформы. Назначив МВЗ такому новому предприятию, вы можете создать для него специальный бюджет, а затем следить за своими расходами. Отслеживаемые таким образом расходы дают вам информацию для принятия решений на протяжении всего срока реализации проекта и служат основой для будущего бюджетирования аналогичных проектов.
Контроль за расходами
Учет по МВЗ упрощает сравнение плановых бюджетных показателей с фактическими расходами. Суммы по оплаченным счетам переводятся на соответствующую учетную запись и публикуются в отчетах, в которых отображаются ежемесячные расходы по сравнению с выделенным ежемесячным бюджетом, а также итоговые суммы за текущий год. Избыток может сигнализировать о необходимости переосмыслить жизнеспособность проекта, неточного планирования или неправильного управления. Месячные отклонения также могут указывать на то, что при подготовке следующего бюджета следует учитывать сезонность для улучшения денежного потока. Например, из бюджета в 12 000 долларов на набор персонала, распределенного на 12 месяцев, на человеческие ресурсы выделяется 1 000 долларов в месяц. Однако анализ расходов вашего центра затрат может указывать на то, что в летние месяцы отделу требуется половина своего годового бюджета для найма стажеров и временных сезонных работников.
Измерение производительности
Ежемесячные отчеты по бюджету также дают вам и вашим менеджерам центров затрат возможность обсудить стратегические последствия больших отклонений и спланировать корректирующие действия во время анализа эффективности. Учет по МВЗ заставляет их отвечать за расходы, находящиеся под их непосредственным контролем. Этот аспект учета по местам возникновения затрат, также называемый «учетом ответственности», влияет на оценку эффективности, в которой в качестве критерия используется управление бюджетом. Повышение заработной платы и бонусов может быть связано с выполнением бюджета центра затрат.
