Руководители малого бизнеса знают, что время - деньги. Когда ваша компания полагается на технологии для большинства своих бизнес-потребностей, непредвиденный сбой системы может стать проблемой. Но просто потому, что система, которая заставляет работать в вашем офисе, не работает, это не означает, что производительность вашей компании тоже должна снизиться. Менеджеры малого бизнеса должны использовать это время для решения задач, которых вы избегаете, или для внесения в последний момент корректировок в расписание для выполнения обязательных требований, пока у ваших сотрудников есть время простоя.
Организация
Ежегодно американцы тратят почти полную рабочую неделю на поиски потерянных или неуместных офисных вещей. По данным исследования Brother International Corporation, проведенного в 2010 году, хотя многие из нас откладывают дела на потом, когда дело доходит до организации, удивительно, что американские предприятия теряют более 89 миллиардов долларов ежегодно из-за дезорганизации. Если ваши сотрудники не могут выполнять свою обычную офисную работу из-за того, что система не работает, попросите их использовать время для организации офисного пространства и составьте план управления записями. Управление записями является важной частью организации - оно сократит расходы вашей компании на хранение и архивирование за счет устранения ненужной бумажной работы, позволит сотрудникам быстрее находить информацию и обеспечит соблюдение вашим бизнесом юридических обязательств по хранению документации.
Процедуры
Используйте время, пока система не работает, для разработки и обновления руководств по процедурам для операций и человеческих ресурсов. Согласно исследованию Гленна МакЭвоя, опубликованному в Journal of Small Business Management, отсутствие или неэффективность кадровых ресурсов является основной причиной неудач малого бизнеса. Если у вашего предприятия уже есть действующая политика и процедуры, найдите время, чтобы проверить их точность. Убедитесь, что процессы, которым на самом деле следуют ваши сотрудники, совпадают с процедурами, изложенными в политике, и убедитесь, что каждое правило соответствует действующему законодательству. Если вы еще не создали процедуры, начните с проведения SWOT-анализа сильных и слабых сторон, возможностей и угроз организации. Просмотрите бизнес-миссию и стратегию, определите краткосрочные и долгосрочные важные достижения, которых вы надеетесь достичь, а затем разработайте процедуры для решения проблем, которые вы обнаружите в своем анализе.
Обучение
Ознакомьтесь с требованиями к обучению в вашем штате. В некоторых штатах, включая, помимо прочего, Калифорнию, Коннектикут, Иллинойс, Мэн и Нью-Гэмпшир, компании должны проводить специальные тренинги по борьбе с домогательствами для сотрудников. Ваша компания, скорее всего, будет обязана провести это обучение в какой-то момент, поэтому имеет смысл использовать для обучения другой непродуктивный день, когда системы не работают, и продолжать свою обычную работу в день, когда обучение было изначально запланировано. Другие альтернативы включают обучение без отрыва от производства новым и неопытным сотрудникам, а также перекрестное обучение сотрудников по различным функциям, чтобы страхование было доступно, когда сотрудники больны или нуждаются в помощи.
Планы действий в чрезвычайных ситуациях
Неожиданный сбой системы дает вам прекрасную возможность проверить свои планы действий в чрезвычайных ситуациях. Используйте свой опыт в реальном времени о проблемах, которые возникают без системы, для выявления недостатков в ваших текущих документах по планированию непрерывности. Если у вас еще нет плана обеспечения непрерывности бизнеса, сейчас идеальное время для его разработки, используя свой опыт работы с этой системной ошибкой. Определите, нужно ли вашим сотрудникам вручную вести список информации о клиентах, находить удаленное место для выполнения работы вашей компании или увеличивать емкость хранилища для системной резервной копии документов.
