Системы бухгалтерского учета содержат конфиденциальную информацию, которую следует постоянно хранить в надежном и безопасном месте. Последствия несанкционированного доступа могут быть разрушительными - от проблем кражи личных данных до потери незаменимых данных. Когда данные бухгалтерского учета изменяются или удаляются намеренно или случайно, это создает хаос в бухгалтерии, ставя под сомнение надежность и точность всех данных.
Физическая охрана
Малый бизнес должен защищать свои компьютерные системы от потерь и краж. Храните системы и серверы в безопасном месте, защищенном от атмосферных воздействий. Обычно бухгалтерское оборудование хранится в офисах, где двери могут быть заперты, ограничивая несанкционированный доступ. Убедитесь, что кабели, соединяющие бухгалтерское оборудование, находятся в безопасности и вдали от людей, которые могут на них споткнуться, или от грызунов, уничтожающих их. Храните кабели и переключатели в закрытом помещении.
Если вы используете беспроводное соединение для доступа к сети или Интернету, следуйте протоколам безопасности; взломать беспроводные системы относительно легко.
Если вы используете портативные компьютеры, подумайте о покупке программного обеспечения, которое отслеживает местонахождение компьютера. По данным Gartner Group, в 2008 году каждые 53 секунды из ресторанов, залов ожидания аэропорта и гостиничных номеров крали портативный компьютер. Чтобы управлять этим риском, многие компании используют LoJack для компьютеров, которые можно загрузить из Интернета.
Аутентификация
Все ваши системы должны иметь идентификаторы входа и пароли, которые аутентифицируют пользователя, подтверждая, что ему разрешено использовать компьютер. Не сообщайте пароли и не меняйте их периодически. Многие системы могут быть настроены, например, на автоматический запрос смены пароля через 90 дней.
Процесс аутентификации обычно включает в себя предоставление прав пользователям; не все пользователи имеют доступ ко всей информации. Можно настроить профили, предоставляя определенным пользователям доступ только к модулю счетов к оплате, в то время как другие могут иметь доступ только к отчетам, что ограничивает риск неправильного использования данных.
Защита от вируса
Компьютеры подвержены воздействию вирусов и вредоносных программ, влияющих на их работу. Некоторые вирусы допускают вторжение в систему - хакер может проникнуть внутрь системы и создать проблемы. При использовании Интернета угроза вирусов и вредоносных программ реальна, поэтому использование антивирусного программного обеспечения, брандмауэров и других мер безопасности является обязательным. Вирусная атака может вывести из строя всю систему бухгалтерского учета, сделав ее непригодной для использования и неэффективной. Иногда некоторые вирусы могут настолько серьезно нарушить работу системы, что ее необходимо удалить или полностью заменить. Исправление может быть дорогостоящим; Лучше заранее принять превентивные меры для защиты систем.
Резервное копирование
Стандартная процедура безопасности с системами бухгалтерского учета - резервное копирование данных и сохранение резервной копии в безопасном месте за пределами помещения. Дело в том, что если с системой что-то случится, например, пожар, наводнение или другие убытки, данные будут в безопасности и могут быть восстановлены. Хорошая мера безопасности - выполнять резервное копирование в ночное время, а также время от времени восстанавливать резервные копии, чтобы убедиться, что данные в безопасности и пригодны для использования.
Соображения
Когда ваша система нуждается в ремонте, вы можете открывать свои файлы и конфиденциальную информацию тем, кто ремонтирует систему. Техас требует специального лицензирования для тех, кто ремонтирует компьютеры, с санкциями для тех, кто обходит этот закон.
Когда компьютерная система, используемая для бухгалтерского учета, продается или передается другой стороне, она может по-прежнему содержать конфиденциальную информацию на своем жестком диске. Перед тем, как передать или продать вашу систему, обратитесь к профессионалу.
