Как владелец малого бизнеса, вы должны найти баланс между необходимостью поддержания адекватного внутреннего контроля и бюджетными ограничениями. Хотя эффективная система внутреннего контроля жизненно важна для достижения долгосрочных бизнес-целей, финансовые последствия некоторых средств контроля делают их включение в вашу систему неразумным. Сопоставьте затраты на внедрение внутреннего контроля с их потенциальными прямыми и косвенными преимуществами при создании и внедрении системы внутреннего контроля для малого бизнеса.
Последствия для прямых затрат
Наиболее очевидные финансовые последствия связаны с тем, как внутренний контроль может повлиять на ваш годовой бюджет. Прямые затраты, такие как наем дополнительных сотрудников для достижения адекватного разделения обязанностей или автоматизация бизнес-систем для повышения информационной безопасности, иногда слишком дороги для вашего бюджета. В результате владельцы малого бизнеса часто вынуждены заменять менее дорогостоящие и менее эффективные меры контроля и делать допущения для повышения их эффективности. Например, вы можете проводить неожиданные внутренние аудиты и создавать четкие и конкретные процедуры обеспечения безопасности и хранения информации.
Косвенные затраты
Косвенные затраты, связанные с внедрением внутреннего контроля, могут повлиять на эффективность операций и производительность. Например, ручное управление денежными средствами, включая проверку транзакций, авторизацию платежей и процедуры выверки счетов, может снизить эффективность настолько, что ваши сотрудники найдут обходные пути, чтобы перехитрить ручные средства контроля. По этим причинам важно учитывать косвенные затраты при принятии решения о том, как разработать и внедрить систему внутреннего контроля.
Типы средств управления
При принятии решения о распределении ограниченных финансовых ресурсов следует проводить различие между превентивным и детективным контролем и учитывать их соответствующие финансовые последствия. Хотя оба типа важны, превентивные меры контроля представляют собой упреждающие меры, которые действуют для предотвращения мошенничества, растраты и злоупотребления бизнес-ресурсами. В большинстве случаев превентивные меры имеют меньше негативных осложнений и более рентабельны, чем реактивные детективные меры. Например, электронная система постоянной инвентаризации, которая выверяет инвентаризацию в режиме реального времени, более эффективна для предотвращения краж сотрудников, чем ручная система инвентаризации, которая включает ежемесячный инвентаризационный подсчет.
Сравнение прямых и косвенных затрат
В некоторых случаях из-за прямых финансовых затрат может казаться невозможным внедрение некоторых механизмов внутреннего контроля. Вам также следует учитывать потенциальные косвенные затраты, связанные с игнорированием или внедрением менее эффективных средств контроля. После проведения тщательного анализа затрат и выгод вы можете задаться вопросом, можете ли вы позволить себе не внедрять строгий внутренний контроль. Когда дело доходит до разработки и внедрения строгих мер внутреннего контроля, финансовые последствия несоблюдения федеральных и государственных нормативных требований или затраты на восстановление испорченной репутации часто делают инвестирование в превентивные меры гораздо лучшим вариантом.
