Когда один человек увольняется с работы, а его место занимает другой, полезно иметь руководящие принципы передачи работы, чтобы помочь с плавным переходным периодом. В идеале уходящий работник должен иметь время, чтобы обсудить новые принципы работы нового сотрудника и дать ему несколько советов, которые помогут облегчить переход. Если этот период времени невозможен, необходимо иметь письменную документацию, чтобы облегчить переходный период.
Описание работы
Уходящий сотрудник должен составить описание должности, в котором подробно описаны конкретные виды деятельности, за которые он отвечает на ежедневной, еженедельной, ежемесячной и ежегодной основе. Это описание должности может отличаться от описания, используемого человеческими ресурсами. Эта должностная инструкция может также включать список определенных навыков, необходимых для выполнения определенных обязанностей. В рамках процесса написания должностной инструкции уходящий работник должен включить список ключевых файлов и их местонахождение, а также указать, как получить к ним доступ. Должностная инструкция также должна включать любые ежегодные мероприятия, которыми руководит сотрудник.
История проекта
Уходящий сотрудник должен делать записи о любых текущих проектах, которые являются частью его должностной инструкции. Примечания относительно истории проекта, финансирования, проблем и решений, а также целей проекта должны быть частью этой документации вместе с любыми файлами, имеющими отношение к проекту. Также неплохо включить имена коллег, которые также являются участниками проекта, их контактную информацию и краткое описание их ролей в проекте.
Перейти к информации
В инструкции по передаче работы следует указать, к кому следует обращаться за информацией. Список контролирующего персонала, а также работников, находящихся под наблюдением уходящего сотрудника, дает новому сотруднику наглядное пособие, помогающее четко определить имена новых людей и их роли в офисе. Новые правила работы должны также включать информацию о том, где можно забрать канцелярские товары и как пользоваться офисной техникой, телефонами и другим оборудованием, которое является частью повседневной работы.
Стажировка
Если возможно, руководство должно направлять нового сотрудника на то, чтобы в течение некоторого времени следить за уходящим сотрудником на ее работе. Это дает новому человеку возможность встретиться с коллегами и получить представление о работе офиса. На последнем этапе слежки за работой эти два человека должны поменяться ролями. Новый сотрудник должен взять на себя эту работу, а уходящий должен просто выступить в качестве советника и ответить на все оставшиеся вопросы, которые могут возникнуть у нового сотрудника.
