Сбор дебиторской задолженности компании - рутинная задача до тех пор, пока со счета не перестанут платить. Компании списывают небольшие остатки, когда время и деньги, потраченные на получение причитающейся суммы, превышают выгоду, полученную при получении полного остатка. Политика компании и процедура списания небольшого остатка должны быть ясными, и компания должна пересмотреть и обновить политику и процедуру, чтобы и то, и другое продолжало соответствовать потребностям бизнеса.
Настройка политики
Политика списания небольшого остатка определяет процедуру, которой должны следовать сборщики. Политика описывает максимальную сумму, которую сотрудники могут списать как небольшой остаток, усилия, которые сотрудники должны приложить для сбора остатка, а также техническую процедуру для документирования и списания списания. Политика также определяет должности сотрудников, которые несут ответственность за реализацию политики, и описывает процесс проверки соблюдения политики.
Идентификация учетной записи
Первым шагом процедуры является определение остатков на малых счетах, которые проверяющий рассматривает для списания. Коллекторы запускают ежемесячный запрос, который генерирует отчет о просроченных счетах с остатками, которые равны или меньше суммы, которую политика определяет как небольшой остаток.
Утверждение списания
Затем проверяющий анализирует историю погашения каждого счета с малым балансом, чтобы убедиться, что сотрудники приложили усилия, указанные в политике, для взыскания каждого долга. Например, если политика требует, чтобы персонал отправил по почте три уведомления и сделал два телефонных звонка ответственной стороне, рецензент просматривает журнал или бумажный файл, чтобы убедиться, что сборщик отправил необходимые уведомления по почте и сделал необходимые телефонные звонки. Если учетная запись соответствует критериям, рецензент утверждает списание и создает документ корректировки, в котором записывается сумма списания, дата, когда рецензент рекомендовал списание, и причину списания.
Внесение дебетов и кредитов
Последним шагом в процедуре списания небольшого остатка является внесение соответствующих дебетов и кредитов в систему бухгалтерского учета. В течение месяца после того, как проверяющий утвердит счет для списания, компания кредитует счет и дебетует расходы по коду административного дебетования. Для целей бухгалтерского учета компания рассматривает дебет, как и другие административные надбавки, такие как недопустимые затраты и перерасход средств. Запрещенные затраты - это расходы, которые аудитор считает недопустимыми по контракту или политике; перерасход - это расходы, превышающие бюджет. Для каждого из этих дебетований электронная копия корректировочного документа обеспечивает резервную копию дебетовой записи.
Сбор просроченных платежей
Иногда владелец счета оплачивает остаток после того, как компания списывает долг. Когда владелец просроченного счета производит платеж, компания обрабатывает платеж, как если бы он был произведен на текущий счет. Бухгалтеры вносят платеж и готовят кассовый чек, который сторнирует списание. Компания включает процесс восстановления списания как часть процедуры списания небольшого остатка.
Проверка и аудит
Компании периодически пересматривают учетную политику и процедуры, такие как процедура списания, чтобы убедиться, что эта процедура соответствует потребностям компании. Если, например, проверка показывает, что многие должники в конечном итоге выплачивают остатки, которые достигают или близки к лимиту списания, компания может снизить лимит, чтобы уменьшить количество реверсий списания. Точно так же компании регулярно проверяют свои процедуры списания, чтобы убедиться, что сборщики соблюдают политику и что нет доказательств мошенничества в утвержденных списаниях.
